Artículo de comunicación (por David García)

 Estamos en AGOSTO, mes de la Sal y de la Comunicación en este Blog. 

Comparto con vosotros este magnífico artículo que David García ha escrito para "Nosotros: las personas", tratando la temática de este mes. Ante todo, agradecer la predisposición y el interés en todo momento con el que David se ha prestado a escribir estas líneas.

Defínase la comunicación como aquel proceso en el cual un emisor transmite un mensaje a un receptor, a través de un canal determinado y mediante la utilización de un código común y, muy importante, en un contexto determinado. En tres líneas, hemos definido el proceso de comunicación desde un punto de vista teórico. Sin embargo, ¿por qué es tan difícil llevarlo a la práctica de forma efectiva en algunas organizaciones actuales?

Actualmente, en muchas organizaciones la comunicación es muy pobre, muy poco efectiva, o prácticamente inexistente. El efecto se agrava todavía más en empresas tradicionales de no muchos trabajadores, fuertemente jerarquizadas, y típicamente gestionadas por una familia. En estas organizaciones, la comunicación no suele ser efectiva, la información no fluye o fluye en direcciones incorrectas, y esto genera una serie de consecuencias que afectan muy negativamente a los miembros de la organización.

Así pues, sabemos que la comunicación poco efectiva o inexistente tiene muchas consecuencias negativas a distintos niveles, pero ¿Qué efectos nocivos tiene en las personas? Nos centraremos en tres efectos principales.

Las personas se desconectan del negocio

Este punto es vital, la comunicación poco efectiva provoca que las personas sientan una falta de inclusión. Partiendo de una base muy simple, planteémonos: ¿tienen objetivos las empresas? Rotundamente sí, los tienen. Y los comunican a sus empleados? No todas, no es lo más normal. Siendo así, ¿cómo esperamos que los miembros de la organización se alineen con los objetivos del negocio? Las personas deberían de ir completamente alineadas con la estrategia de la organización y, de no ser así, el trabajo que éstas realizan corre el riesgo de ser desarrollado a un nivel muy micro, sin que exista una consciencia de los “paraqués” y sin que se sientan importantes para la organización, puesto que no es fácil para ellos saber en qué impactan al realizar su trabajo. En resumen, la comunicación de algo tan elemental como son los objetivos de la empresa es vital para que todo el mundo reme en la dirección deseada.

Rumorología Tóxica

La falta de comunicación y transparencia, alimenta peligrosamente los rumores tóxicos, que a la vez se extienden como la pólvora entre los miembros de la organización, generando mal clima, descontento general y, en definitiva, sin provocar ninguna consecuencia positiva. La rumorología activa hasta niveles insospechados la imaginación de las personas. Esto es muy humano. Al haber falta de información transparente debidamente comunicada, las personas suplen esta carencia con la propia imaginación. El resultado, es que la extensión de los rumores tóxicos genera información falsa que al final no hará más que desmotivar, generar incertidumbre, descontento general y disminución del compromiso. El mejor remedio para evitar la rumorología tóxica es la comunicación, transmitiendo mensajes transparentes, sin dejar margen para las dudas, e incluyendo a todas las partes afectadas.

 Desmotivación y descohesión de equipos

Este es el efecto más frecuente. Hay infinidad de ocasiones en las que, por los motivos que sean, se realizan cambios en la organización. Estos cambios, pueden ser de diversa naturaleza y pueden tener lugar a muchos niveles distintos: dentro de un departamento, dentro de una división, en un equipo concreto… Para que se entienda qué provoca la no comunicación en estos casos, centrémonos en una unidad básica en las organizaciones: un departamento. Cualquier departamento por pequeño que sea tiene un responsable, y cuando a nivel departamental se producen cambios,  deben ser comunicados a los miembros del departamento. Si el responsable del departamento no comunica los cambios, o peor todavía, no los comunica a todos los miembros de su departamento, la persona o personas que se han enterado de que algo cambia por sus compañeros y no por su responsable se van a sentir poco incluidas y desmotivadas porque el sentimiento general que van a tener es que no se cuenta con ellas. 

Si en vez de tratar este tema a nivel de departamento lo tratamos a nivel de equipo, por ejemplo, del equipo de mandos intermedios, el efecto será similar al no haber una comunicación efectiva, aunque el impacto será mayor porque también tendrá lugar a niveles inferiores a los mandos intermedios. Si en la organización se producen cambios, se deben de comunicar a todos los departamentos directa e indirectamente relacionados con esos cambios. El hecho de no hacerlo, hará sentir a los mandos intermedios que su departamento no es suficientemente importante, o que esos cambios no van con su departamento, y esto no hace equipo, lo deshace.

Cuando las personas sienten que la organización no cuenta con ellas, es inevitable y muy humano, que esas mismas personas empiecen a no contar con la organización. Es decir, estas personas comienzan a mirar hacia la puerta, y en la mayoría de los casos se activa el proceso de “despido interno” que termina haciendo que las personas afectadas abandonen, tarde o temprano, la organización

Habiendo visto entonces estos efectos tan negativos que provoca una comunicación poco efectiva, o inexistente, ¿por qué a día de hoy existen tantas organizaciones en las que la comunicación es una asignatura pendiente? 

Cuando se estudia comunicación en entornos de recursos humanos y gestión de personas, se habla de extensísimos planes de comunicación que tardan mucho tiempo en realizarse y cuyo seguimiento es más bien engorroso. Si bien pueden ser una herramienta interesante para estructurar la comunicación, aquellas empresas de menor tamaño en las que un plan tan complicado puede no ser necesario, existen otras soluciones sencillísimas y relativamente poco costosas que mejoran y mucho la comunicación: 

• Realización de un newsletter interno
• Convocatoria de “desayunos con dirección” para la totalidad de los mandos intermedios 
• Utilización de tablones de anuncios
• Redes sociales corporativas (Yammer…)
• Convocatoria de breves reuniones a efectos de comunicación de cambios, hechos, resultados… que incluyan a todas las partes afectadas

La implementación de estas medidas, o de algunas de ellas, contribuyen significativamente a mejorar la comunicación en la organización. A la vez, esto tiene un impacto directo y positivo en el clima laboral, ya que a través de una comunicación efectiva las personas se sienten incluidas, importantes y comprometidas con la organización.